Meeting Intelligence
Mathijs Bronsdijk built a meeting intelligence system that automatically processes meeting transcripts, classifies them by relationship type, and takes different actions for internal meetings, client meetings, prospect meetings, and new contacts. The system generates AI summaries, creates ClickUp tasks for real action items, writes follow-up emails for prospects and clients, and notifies the team via Slack. All in 20 seconds, no manual steps.
Een systeem dat meetings automatisch verwerkt en opvolgt op basis van wie er in het gesprek zat.
4
Meeting types
2
Transcript bronnen
5
Systemen gekoppeld
~20s
Per meeting
Na elke meeting begint het echte werk
Je bent klaar met een meeting en dan begint het gedoe. Transcript ergens opslaan, CRM bijwerken, en als het een prospect was: follow-up mailen. Kost je zo een kwartier per meeting. Als het druk is sla je het over, en twee weken later weet niemand meer wat er besproken is.
Meeting-tools helpen tot het transcript. Je krijgt een lap tekst en dan mag je het zelf uitzoeken. Is dit een klant? Een prospect? Moet het CRM bijgewerkt? Moet hier een mail uit? Iedere keer weer.
Het systeem regelt de rest
Zodra de meeting klaar is pakt het systeem het transcript op. Vanaf daar hoef je niks meer te doen.
Het zoekt alle deelnemers op in het CRM. Iedereen, niet alleen de eerste naam. Op basis daarvan weet het wat voor gesprek dit was. Intern overleg wordt gearchiveerd en klaar. Bij een klant gaat het transcript naar hun map, wordt het CRM bijgewerkt en krijgt de klant een follow-up met wat wij gaan doen en wat we van hen nodig hebben. Bij een prospect haalt het eerst alle eerdere mails en belnotities op en schrijft dan een follow-up die naar het gesprek verwijst. Iemand die nog niet in het CRM staat wordt automatisch aangemaakt.
Na elke meeting komen er taken in ClickUp. Niet tien vage puntjes die je toch wegklikt, maar alleen de dingen waar iemand zich daadwerkelijk aan heeft verbonden. Het model snapt het verschil tussen iets dat al gepland is en iets dat nog moet gebeuren. Alles wat ter sprake kwam staat in de samenvatting, maar alleen de harde afspraken worden taken. Met context uit het gesprek erbij, zodat je weet waarom die taak er is. Toegewezen aan de juiste persoon, in de lijst van die klant.
Over die follow-up mails: ik heb bewust in de prompt gezet wat het model niet mag schrijven. “Bedankt voor het waardevolle gesprek” staat er letterlijk als voorbeeld van hoe het niet moet. Prospects krijgen een mail die verwijst naar wat er echt gezegd is. Klanten krijgen een korte bevestiging van de afspraken. Andere relatie, andere toon.
Na verwerking komt er een Slack-bericht met de actiepunten, deadlines en de volgende stap. Je ziet direct in Slack wat er uit de meeting kwam, zonder ergens anders te hoeven kijken.
Er draait soms meer dan een notetaker in hetzelfde gesprek. Het systeem herkent dat aan de combinatie van deelnemers en datum, en verwerkt het maar een keer.
Van transcript tot actie in 5 stappen
Transcript ontvangen
Zodra de meeting klaar is stuurt de notetaker een webhook. Het systeem ondersteunt meerdere bronnen tegelijk. Als twee notetakers in dezelfde meeting draaien, herkent het dat aan de deelnemers en datum en verwerkt het maar een keer.
Classificeren
Alle deelnemers worden opgezocht in het CRM. Niet alleen de eerste, maar iedereen. Op basis van bedrijfstype en dealstatus bepaalt het systeem: intern overleg, klant-meeting, prospect-meeting, of nieuw contact. Bij meerdere externe deelnemers wint de hoogste prioriteit.
Samenvatten en filteren
GPT-5.4 leest het volledige transcript. Het model weet wie er in het team zit en welke datum het is, dus het kan relatieve termen als “volgende week dinsdag” omrekenen naar een echte datum. Elk onderwerp wordt vastgelegd met bedrijfsnamen, tools en wat de conclusie was. Van de actiepunten blijven alleen de dingen over waar iemand met naam zich aan heeft gecommitteerd. Alles in het Nederlands.
Actie per type
Vier routes, afhankelijk van het type. Intern overleg: archiveren in Drive. Klant: transcript in hun map, CRM bijwerken, en een follow-up mail met afspraken. Prospect: eerdere communicatie ophalen en een persoonlijke follow-up schrijven. Nieuw contact: bedrijf en persoon aanmaken in het CRM.
Taken en notificaties
De echte actiepunten worden taken in ClickUp, in de juiste lijst bij de juiste klant, toegewezen aan de juiste persoon. Elke taak krijgt context uit de meeting mee, zodat je weet waarom die taak er is. Het team krijgt een Slack-bericht met de actiepunten, deadlines en de eerstvolgende stap. Je ziet direct in Slack wat er uit de meeting kwam, zonder ClickUp te hoeven openen.
Wat het oplevert
20 seconden
Van transcript tot alles geregeld: CRM, opslag, follow-up.
Nul stappen
Na een meeting hoef je niks meer te doen. Transcript, CRM, taken, mail: geregeld.
Alleen echte taken
Geen lijst van tien vage puntjes. Alleen harde afspraken, direct in ClickUp bij de juiste persoon.
Follow-up op maat
Prospects krijgen een mail die naar het gesprek verwijst. Klanten krijgen een bevestiging van de afspraken. Past bij de relatie.
Waar het op draait
Runtime
Python, Railway
AI
GPT-5.4 (OpenAI)
Transcripties
Fathom API, Fireflies GraphQL API
CRM
HubSpot API
Taakbeheer
ClickUp API
Opslag
Google Drive API
Notificaties
Slack Webhooks